Czym jest AML? Dlaczego jest tak istotny? Jakie obowiązki spoczywają na biurach rachunkowych? Czy każdy księgowy musi wdrożyć AML? Gdzie odbyć szkolenie?
Prowadzisz biuro rachunkowe? Zobacz, jakie podstawowe obowiązki nakłada na Ciebie ustawa AML?
AML – co to takiego?
Ustawa o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu z 2018 roku reguluje polskie przepisy w zakresie AMB/CFT (ang. Anti-Money Laundering/Counter Financing of Terrorism). W większości normy te stanowią implementację przepisów prawa europejskiego i standardów Rady Europy w obszarze przeciwdziałania procederowi prania pieniędzy. Przestępstwo to jest niezwykle groźne z dwóch powodów: stanowi zagrożenie dla obrotu gospodarczego, zarówno krajowego jak i globalnego, a także ułatwia legalizację środków pieniężnych pochodzących z innych przestępstw pospolitych, jak na przykład: kradzieże i rozboje czy handel narkotykami, bronią lub ludźmi. Procedury AML/CFT wdrożone i stosowane w podmiotach gospodarczych mają skutecznie ograniczać wyżej opisany proceder.
Dlaczego biura rachunkowe stanowią ważny element w procedurze AML/CFT?
Ustawodawca przewidział szeroki katalog podmiotów obowiązanych, czyli podmiotów, które mają za zadanie wdrożyć i stosować procedury AML/CFT. W ustawie o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu (w skrócie: TerroryzmU) ustawodawca wymienia jako podmioty obowiązane między innymi: banki, fundusze powiernicze, spółki, kancelarie prawne (adwokackie, radcowskie, notarialne, doradców podatkowych), ubezpieczycieli, czy podmioty sektora NGO: stowarzyszenia i fundacje.
Ustawodawca po nowelizacji ustawy w 2021 roku jasno określił, że instytucją obowiązaną są również przedsiębiorcy w rozumieniu ustawy z dnia 6 marca 2018 r. Prawo przedsiębiorców, których podstawową działalnością gospodarczą jest świadczenie usług polegających na sporządzaniu deklaracji, prowadzeniu ksiąg podatkowych, udzielaniu porad, opinii lub wyjaśnień z zakresu przepisów prawa podatkowego lub celnego, niebędący innymi instytucjami obowiązanymi – art. 2 ust. 1 pkt. 15a TerroryzmU – obejmuje wszystkie biura rachunkowe, bez względu na liczbę i wielkość obsługiwanych podmiotów.
Biura rachunkowe są szczególnie ważne dla całokształtu funkcjonowania systemu AML, ponieważ są to podmioty pośrednio biorące udział w wielu transakcjach innych podmiotów gospodarczych, które nie są instytucjami obowiązanymi. Innymi słowy, to właśnie biura rachunkowe są na pierwszym froncie walki o bezpieczeństwo w obrocie gospodarczymi
i zapobieganie praniu pieniędzy. W związku z tą niezwykle istotną i eksponowaną pozycją Ustawodawca nakłada na biura rachunkowe szczególne obowiązki.
Obowiązki AML w biurze rachunkowym
Wyznaczenie osoby odpowiedzialnej i szkolenie
Podstawowym obowiązkiem biura rachunkowego jest wdrożenie i stosowanie procedur AML. Aby tego dokonać, należy zacząć od wyznaczenia osoby odpowiedzialnej za wdrożenie. Następnie powinno się zapewnić jej szkolenie – art. 52 ust. 3.
Uwaga! Szkolenie powinno być precyzyjne, to znaczy maksymalnie dostosowane do profilu działalności instytucji obowiązanej. Szkolenie też powinno opierać się na aktualnym stanie prawnym, a warto zauważyć, że ustawa jest dość często nowelizowana. I na koniec – szkolenie musi uwzględniać moduł poświęcony ochronie danych osobowych!
Środki bezpieczeństwa finansowego
Stosowanie środków bezpieczeństwa finansowego jest fundamentalnym obowiązkiem biura rachunkowego. Wymienia je i dokładnie opisuje art. 33 i n. TerroryzmU. Środki bezpieczeństwa mogą występować na 3 poziomach: uproszczonym, zwykłym i wzmożonym. Zakres ich stosowania (intensywność i częstotliwość) jest uzależniony od charakteru stosunków gospodarczych oraz dokonanej analizy ryzyka. Ważnym jest, że żadnego ze środków bezpieczeństwa finansowego nie można pominąć. Ustawodawca przewidział, że w szczególnych sytuacjach, właśnie ze względu na bliskie i częste relacje gospodarcze biuro rachunkowe może stosować uproszczone środki bezpieczeństwa, ale jest to wyjątek, a nie reguła. Trzeba też pamiętać, że to na instytucji obowiązanej ciąży obowiązek udokumentowania zastosowania środków bezpieczeństwa finansowego.
Środki bezpieczeństwa finansowego obejmują:
- identyfikację klienta oraz weryfikację jego tożsamości;
- identyfikację oraz weryfikację tożsamości i/lub ustalenie struktury własności i kontroli beneficjenta rzeczywistego oraz podejmowanie uzasadnionych czynności w celu oceny stosunków gospodarczych i, stosownie do sytuacji, uzyskanie informacji na temat ich celu i zamierzonego charakteru;
- bieżące monitorowanie stosunków gospodarczych klienta, poprzez analizę transakcji przeprowadzanych w ramach stosunków gospodarczych w celu zapewnienia, że transakcje te są zgodne z wiedzą instytucji obowiązanej o kliencie, rodzaju i zakresie prowadzonej przez niego działalności oraz zgodne z ryzykiem prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu związanym z tym klientem;
- badanie źródła pochodzenia wartości majątkowych będących w dyspozycji klienta – w przypadkach uzasadnionych okolicznościami;
- zapewnienie, że posiadane dokumenty, dane lub informacje dotyczące stosunków gospodarczych są na bieżąco aktualizowane.
Identyfikacja i ocena ryzyka
Proporcjonalnie do charakteru i wielkości instytucji obowiązanej, instytucje obowiązane (czyli też biura rachunkowe) identyfikują i oceniają ryzyko związane z praniem pieniędzy
i finansowaniem terroryzmu odnoszące się do ich działalności, z uwzględnieniem czynników ryzyka dotyczących klientów, państw lub obszarów geograficznych, produktów, usług, transakcji lub kanałów ich dostaw – art. 27 Terroryzm.
Przy ocenianiu ryzyka instytucje obowiązane powinny wziąć pod uwagę obowiązującą krajową ocenę ryzyka, oraz sprawozdanie Komisji Europejskiej, o którym mowa w art. 6 ust. 1-3 dyrektywy 2015/849.
Dokument ten musi być sporządzony w dwóch formach: elektronicznej i papierowej. Musi on być aktualizowany co najmniej raz na dwa lata. Powinno się wziąć pod uwagę czynniki ryzyka klientów, państw lub obszarów geograficznych, produktów, usług, transakcji lub kanałów ich dostaw albo dokumentów.
Ustawodawca nie jest precyzyjny i zawarł dyspozycję o możliwości udostępnienia oceny ryzyka organom samorządów zawodowych lub stowarzyszeń skupiających biura rachunkowe.
Identyfikacja klienta
W myśl art. 36 Terroryzm, identyfikacja klienta polega na ustaleniu:
- imienia i nazwiska,
- obywatelstwa,
- numeru Powszechnego Elektronicznego Systemu Ewidencji Ludności (PESEL) lub daty urodzenia – w przypadku gdy nie nadano numeru PESEL oraz państwa urodzenia,
- serii i numeru dokumentu stwierdzającego tożsamość osoby,
- adresu zamieszkania – w przypadku posiadania tej informacji przez instytucję obowiązaną,
- nazwy (firmy), numeru identyfikacji podatkowej (NIP) oraz adresu głównego miejsca wykonywania działalności gospodarczej – w przypadku osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą
– to w przypadku osoby fizycznej.
A w przypadku osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej, ustalenie:
- nazwy (firmy),
- formy organizacyjnej,
- adresu siedziby lub adresu prowadzenia działalności,
- NIP, a w przypadku braku takiego numeru – państwa rejestracji, nazwy właściwego rejestru oraz numeru i daty rejestracji,
- danych identyfikacyjnych osoby reprezentującej tę osobę prawną lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej.
Identyfikacja i weryfikacja tożsamości Beneficjenta rzeczywistego
UBO – ang. Ultimate Beneficial Owner. Pod tym pojęciem należy rozumieć każdą osobę fizyczną sprawującą bezpośrednio lub pośrednio kontrolę nad klientem poprzez posiadane uprawnienia, które wynikają z okoliczności prawnych lub faktycznych, umożliwiające wywieranie decydującego wpływu na czynności lub działania podejmowane przez klienta, lub każdą osobę fizyczną, w imieniu której są nawiązywane stosunki gospodarcze lub jest przeprowadzana transakcja okazjonalna.
Uwaga! Obowiązek identyfikacji nie może ograniczyć się wyłącznie do sprawdzenia w Centralnym Rejestrze Beneficjentów Rzeczywistych.
Identyfikacja PEP
Zidentyfikowanie PEP, czyli osoby zajmującej eksponowane stanowisko polityczne jest niesłychanie ważne dla efektywności procedury AML. Definicja i katalog stanowisk znajduje się w art. 2 ust. 2 pkt. 11 i 12 TerroryzmU. Istota weryfikacji osoby pod kątem PEP wynika z faktu, że osoby te w związku z pełnionymi funkcjami publicznymi są szczególnie narażone na wykorzystanie w procederze prania pieniędzy. Pamiętać należy, że okres karencji, to znaczy zaprzestania pełnienia funkcji, a dalszym funkcjonowaniem jako PEP wynosi rok.
Monitorowanie stosunków gospodarczych
Nie można powiedzieć, że najważniejszym, ale z pewnością istotnym środkiem bezpieczeństwa finansowego jest monitorowanie transakcji klientów biura rachunkowego – art. 34 ust. 1 pkt. 4 TerroryzmU: instytucje obowiązane na potrzeby stosowania środków bezpieczeństwa finansowego mogą przetwarzać informacje zawarte w dokumentach tożsamości klienta i osoby upoważnionej do działania w jego imieniu oraz sporządzać ich kopie.
Biuro rachunkowe powinno analizować transakcje i dokonywać oceny ich zasadności, zwłaszcza pod kątem profilu prowadzonej przez klienta działalności. W przypadku uzasadnionego podejrzenia nieprawidłowości instytucja obowiązana jest zobligowana do powiadomienia Generalnego Inspektora Informacji Finansowej (GIIF) – w trybie art. 74 lub 86.
Szczególne środki ograniczające
W art. 117 ustawa przewiduje zastosowanie szczególnych środków ograniczających w stosunku do osób i podmiotów objętych sankcjami. Informacje o tych osobach znajdują się na listach ogłaszanych przez Generalnego Inspektora na podstawie rezolucji Rady Bezpieczeństwa Organizacji Narodów Zjednoczonych wydanych na podstawie rozdziału VII Karty Narodów Zjednoczonych, dotyczących zagrożeń dla międzynarodowego pokoju i bezpieczeństwa spowodowanych aktami terrorystycznymi, w szczególności na listach, o których mowa w pkt. 3 rezolucji 2253 (2015) Rady Bezpieczeństwa Organizacji Narodów Zjednoczonych lub w pkt. 1 rezolucji 1988 (2011) Rady Bezpieczeństwa Organizacji Narodów Zjednoczonych.
Obowiązek przekazywania informacji do GIIF
Żadne środki bezpieczeństwa finansowego nie będą skuteczne, jeżeli je się wdroży, ale nie będzie organu kompetentnego do podejmowania działań władczych. Takim organem jest GIIF. Instytucje obowiązane mają za zadanie przekazywać mu informacje o wszelkich działaniach i okolicznościach wskazujących na popełnienie lub możliwość popełnienia przestępstwa prania pieniędzy i finansowania terroryzmu.
Reasumując – obowiązki biur rachunkowych są bardzo rozległe ze względu na ich szczególną pozycję w całym systemie AML. Powyższe opracowanie ma jedynie zaakcentować najważniejsze obowiązki i uświadomić podmiotom obrotu gospodarczego pozycję biur rachunkowych. AML zapewnia bezpieczeństwo gospodarcze i pewność obrotu.
